隨著現代企業集團的不斷發展，規模越來越大，而企業內部工作管理也越來越復雜，傳統紙張表單，手工傳遞式的流程已經不再能滿足事務流程在時間上的及時性和空間上的跨地域性需求，信息化辦公是提高企業的工作效率，降低各項成本的必然趨勢?，F代化企業的發展迫切需要建立一套穩定、便捷、安全的基于網絡環境的電子化文件傳輸平臺，以提高辦公效率，實現無紙化辦公，推動企業信息化進程，提升企業的綜合競爭力。
(Workflow)就是業務過程的部分或整體在計算機應用環境下的自動化，可以使文檔、信息或任務在多個參與者之間按照某種預定義的規則自動進行，從而實現某個預期的業務目標，或者促使此目標的實現。 與傳統的管理軟件不同，它關注的是如何縮短流程閑置時間，從而提高企業的業務處理能力并使企業能夠關注于真正對企業有意義的增值業務上。

工作流管理軟件應用到實際工作中的應用廣泛，具體有： 

• 在關鍵業務流程中，可以負責訂單處理、報價處理、采購處理、合同審核、客戶電話處理、供應鏈管理等工作；
• 在行政管理上，可以提供出差申請、加班申請、請假申請、用車申請、各種辦公用品申請、購買申請、日報周報等凡是原來手工流轉處理的行政表單；
• 在人事管理上，可以對員工培訓安排、績效考評、職位變動處理、員工檔案信息等進行有效處理；
• 在與財務相關方面，它能夠處理付款請求、應收款、日常報銷、出差報銷、預算和計劃申請等；
• 在客戶服務方面，它可以提供客戶信息管理、客戶投訴、請求處理、售后服務管理等方面的管理；
• 在特殊服務方面，可以實施ISO系列對應流程、質量管理對應流程、產品數據信息管理、貿易公司報關處理、物流公司貨物跟蹤處理等各種通過表單逐步手工流轉完成的任務。

工作流是基于網絡環境的電子化文件傳輸平臺，通過這個網絡平臺，組織機構內部的人員可跨越時間、地點協同工作，借助電子表單傳遞企業各類信息，實施對流程的處理、跟蹤、查詢、統計等操作。