企業內容管理產生的背景

隨著IT應用的深入普及，各行各業都積累了大量的信息資源。科學管理和合理開發這些內部和外部信息資源已經成為企業正確決策、增強競爭力的關鍵。最近一項A.T.Kearney研究指出，缺乏有效發布能力的數字內容每年會花費公司7500億美元，因為知識型雇員將時間浪費在尋找和獲取完成他們的工作所需要的信息上。

在一些諸如政府、電信、金融、媒體等以內容為其主要核心業務的行業中，內容和應用程序代碼已成為關鍵性資產。因此，要增強自身的全球競爭力，他們就必須將內容轉化為推動商業成功的資產。與此同時，所有行業也都面臨著管理各種格式的信息的挑戰。客戶對數據管理的需求已經超出了傳統數據管理的概念。

研究部門調查發現，在企業存儲的大量數據中，傳統關系數據庫管理系統(RDBMS)處理的結構化數據僅占數據信息總量的15%，而全球85%的信息是非結構化的，包括紙上的文件、報告、視頻和音頻文件、照片、傳真件、信件等。如何管理這些非結構化信息，成為傳統結構化數據管理的一大難題。

什么是企業內容管理

企業內容管理能有效率地生產、管理與發布多元化的內容，輕易滿足政府與企業內部員工與管理階層，以及外部合作廠商、客戶與企業投資者對內容的需求。 在 Interwoven的客戶中，相當多的成功案例都是因為內容管理而使原有的資產增值助企業獲益。通過內容管理，政府和企業可以實現把正確、實時的內容傳 遞給適當的人，并且進行最有效率的管理，藉以在信息產生后，能反復利用，以此大幅降低花費在數據管理、查詢與檢索上的時間與成本。

好的內容管理能夠有效管理不同形式、平臺、服務器的多元化內容，嚴格管理需要發布的信息，以確保信息的正確性，為企業提供一個高擴展性、低成本的文檔、多媒體、程序代碼和網站等內容平臺。同時還能改善現有網站從協調開發到最后維護的流程，解決過度集中處理的瓶頸;為不同內容提供者提供各種內容輸入渠道，如Web, XML, Web Service, FTP等，提高網頁更新速度，提升內容豐富度，增進服務效率。

企業內容管理的定義

企業內容管理正是隨著數據管理的發展而為客戶提供的一種應用軟件，它管理、集成和訪問從音頻、視頻到掃描圖像的各種格式的商業信息。內容管理處理的對象范圍比傳統關系數據庫管理系統(RDBMS)處理的結構化數據更廣，除了一般文字、文檔、多媒體、流媒體外，還包括Web網頁、廣告、程序（如JavaScript）、軟件等一切數字資產(DigitalAsset)，即所有結構化的數據和非結構化的文檔。內容管理解決方案重點解決各種非結構化或半結構化的數字資源的采集、管理、利用、傳遞和增值，并集成到結構化數據的信息系統中，如ERP、CRM等，從而為這些應用系統提供更加廣泛的數據來源。

“內容”的范圍不斷擴大

隨著網絡的普遍使用，企業內部信息的流通加速、文案與資料數量增加，電子郵件、從LotusNotes來的資料、網上討論、實時簡訊、Office文案，甚至是印刷資料的內容，即使不是出版媒體機構，也有加強管理這些資料的必要性。于是，“內容”就由原來的出版媒體內容，擴大成企業內部全部資料信息的內容了，同時也產生了“企業內容管理”ECM的新名詞。

ECM常被視為知識管理KM(KnowledgeManagement)的基礎建設，知識管理是企業由下而上、累積智能的系統方法，已有16年的歷史，雖然在技術與方法上不斷演進，但在實際應用中因投資回報不易評估，更需半島外圍網上直營的配合，讓大家養成知識與人共享的意愿，所以發展并不迅速。

除了前面提到與內容相關的各種管理，這一兩年，另外出現了M字頭的管理概念與系統，客戶關系管理CRM、供應鏈管理SCM、人力資源管理HRM，以及雖沒有M但歸在一類的企業資源計劃ERP和企業網絡入口EIP。這么多的管理，所產生的信息與數據，自然更要納入企業“內容”的體系了。所以，企業的“內容”范圍越來越大。

但這么多名詞、概念與系統，不但企業用戶弄不清楚哪一個做什么事、與別的系統有什么關連，就連制作推銷系統的業者，也未必區分得清楚，而且系統越發展越有重迭走勢。況且每類系統涵蓋的都不小，都打算以高投入構建一個適用全企業的大系統。但經驗告訴我們，這樣的系統太昂貴、發展太耗時，尤其是構建集中式大型數據庫，增加了系統的復雜程度，且風險也在提高。

把“內容”連起來管理

就在這時候，出現了另類的思考。如果制作一個新的系統，把上述提到的那些M放進去，則多半是由上而下的結構，也就是把下層原來運行的系統、原來 分散在各處各種格式的數據，移植到上層，建立一個龐大系統，形成一個龐大的集中式數據儲存庫，這樣，工程浩大是在意料之中的。但是，一個創新的構思正好相 反，是從下而上，下層的原有運行的系統與數據，不論分散在什么地方、也不論什么格式，都可以維持不動、繼續運行。然后用轉換的方式，把數據轉換成中性如 XML的格式，作為與別的系統銜接溝通的共同語言，再由一個信道把這些系統串連起來。

概括來說內容管理，是把現有各個底層的數據，建立一個共同的目錄控管機制，各個系統處理數據的軟件，都依此目錄配送，使數據流動橫跨各系統，既不必制造一個集中的龐大數據庫，也不必更改現有系統的運行。這種模式的建立，自然較傳統的作法省時省錢，風險也大為降低。

內容管理的順暢，有賴于內容的結構化，因為只有結構化，才能對內容分類、索引、排序、搜尋。利用XML相關工具，來制作結構化的內容，正是內容管理的基礎建設。這項基礎建設，無疑是內容管理的重要程序，也是一項十分艱苦的工作，更是實時企業所需要付出的代價。

企業內容管理的主要功能

從技術角度來看一下內容管理系統應該提供的功能，一個完整的內容管理系統包括以下幾個部分(如下圖)：內容倉庫、內容搜索引擎、內容管理功能模塊、用戶接口以及內容訪問設備等。

(1)內容倉庫

用以存儲各種形式的內容，如文檔、視頻、聲頻文件等。

(2)內容搜索引擎

企業內容管理系統的核心功能模塊，用以幫助使用者快速定位所需內容，按照搜索方法可分為全文搜索、上下文搜索等。現在更先進的檢索技術還包括智能化知識檢索技術，自然語言查詢等。

(3)企業內容管理模塊

企業內容管理系統的主要功能模塊，用以提供對內容管理過程的支持，包括：

① 內容創建和編輯。用以實現各種數據、信息、文檔和程序的獲取并提供創建內容的協作工具，如文檔和網頁制作工具，數據轉換(Metadata and XML)工具等。【文檔管理工具】

② 內容個性化。內容的個性化是內容管理區別于傳統文檔管理的一個重要特征，包括根據用戶喜好的用戶控制個性化、根據內容相關性的數據控制個性化等。【圖表報表】

③存檔管理。用以實現安全存貯、管理各種形式的內容。 【DevExpress內容管理】

④工作流。用以實現用戶自定義的流程和基于角色的流程控制、審批流程等。【K2 BPM工作流】

⑤安全控制。包括數據庫安全控制、加密，拷貝和傳播限制等。【加密解密工具】

⑥生命周期管理。主要是指對內容版本的控制，如多版本控制、版本跟蹤等功能。【版本控制】

(4)用戶接口模塊

包括傳統的非web方式的圖形用戶界面GUI以及新近發展起來的企業信息門戶EIP等各種方式，EIP將成為未來用戶接口的主導方式。

(5)內容訪問設備

包括客戶計算機以及PDA、移動電話等移動型設備。

IBM在企業內容管理領域的優勢

在企業內容管理領域，IBM具有15年的成功經驗，一直專注于企業級應用解決方案。去年底的大概統計，IBM與超過400家應用軟件提供商和系統集成商緊密合作，面向金融、電信、制造、政府、傳媒等行業推出了豐富的ECM解決方案。截止到目前，國內外許多公司如CNN、可口可樂、國家圖書館、中行廣東分行等已經部署基于IBM的內容管理系統。

慧都科技與IBM達成深度合作關系，在企業內容管理（ECM）領域具備獨特優勢。依托13年控件開發經驗，快速實施企業內容管理解決方案，目前在DevExpres定制開發、甘特圖定制開發、3D可視化、K2 BPM定制開發等領域積累了豐富經驗。

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