公司名稱：Nando’s公司

公司位置：英國(guó)

公司簡(jiǎn)介：Nando’s公司在英國(guó)經(jīng)營(yíng)著286家餐廳，從蘇格蘭阿伯丁到英格蘭南安普頓，

所在行業(yè)：酒店服務(wù)業(yè)

實(shí)施區(qū)域：主要為財(cái)務(wù)方面的12個(gè)工作流業(yè)務(wù)程序

相關(guān)的軟件：K2 blackpearl, Microsoft SharePoint以及其內(nèi)部定制應(yīng)用程序。

面臨的問(wèn)題：

第一家Nando’s的餐廳于1992年在英國(guó)開(kāi)業(yè)，此后這家公司取得了偉大的成功，每一年都有很多新的餐廳開(kāi)業(yè)。然而，隨著公司業(yè)務(wù)的不斷壯大，原先制定的公司流程已經(jīng)無(wú)法滿足當(dāng)前的需要。

Nando’s的財(cái)務(wù)部門每個(gè)月需要處理4000到6000張發(fā)票。在這些發(fā)票兌現(xiàn)之前，需要將其分配到特定的成本項(xiàng)目并需要得到業(yè)務(wù)流程中不同人員的授權(quán)，包括位于全國(guó)各地的某個(gè)餐廳經(jīng)理。

“我們意識(shí)到這個(gè)核心的業(yè)務(wù)流程需要自動(dòng)化的工作流程來(lái)進(jìn)行改善。”Nando’s的應(yīng)用程序經(jīng)理Juan Louw說(shuō)道。

公司的費(fèi)用處理流程同樣需要自動(dòng)化：?jiǎn)T工必須打印一張費(fèi)用開(kāi)銷表格并進(jìn)行填寫，在得到經(jīng)理批準(zhǔn)之后交由財(cái)務(wù)部門進(jìn)行處理。而財(cái)務(wù)部門人員則必須將這些信息錄入系統(tǒng)之中。整個(gè)過(guò)程非常緩慢，而費(fèi)用開(kāi)銷表格的填寫經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，而糾正這些錯(cuò)誤又要花費(fèi)很多的時(shí)間。

解決過(guò)程：

Nando’s公司使用K2來(lái)開(kāi)發(fā)它的12個(gè)獨(dú)立的工作流，主要是為了支持公司的發(fā)票和費(fèi)用管理過(guò)程。

現(xiàn)在，當(dāng)收到發(fā)票以后，財(cái)務(wù)部門會(huì)將其錄入財(cái)務(wù)中心系統(tǒng)，然后將其分配到相關(guān)的成本項(xiàng)目中。每一張發(fā)票會(huì)自動(dòng)定向到可對(duì)該發(fā)票進(jìn)行批準(zhǔn)的相關(guān)人員，管理人員可以選擇接受或者拒絕。關(guān)于餐廳的日常活動(dòng)費(fèi)用發(fā)票會(huì)轉(zhuǎn)發(fā)給餐廳經(jīng)理，以便他們能夠核查工作是否圓滿完成。

因此，整個(gè)發(fā)票處理流程不僅更加快速，對(duì)于財(cái)務(wù)的管控也更加細(xì)致。

“對(duì)于那些流程不完整的發(fā)票我們拒絕兌現(xiàn)。”Louw說(shuō)。

在新的K2費(fèi)用申請(qǐng)流程中，員工需要填寫電子表格形式的開(kāi)銷清單。之后會(huì)自動(dòng)將其發(fā)送到相應(yīng)流程的經(jīng)理來(lái)進(jìn)行審批，然后再送達(dá)財(cái)務(wù)部門。

自動(dòng)化的過(guò)程節(jié)省了財(cái)務(wù)部門大量的時(shí)間，他們無(wú)需再進(jìn)行信息的輸入，這也有效的減少了認(rèn)為的錯(cuò)誤。

帶來(lái)的改觀：

• 整個(gè)業(yè)務(wù)運(yùn)作效率得到很大提高
• 減少財(cái)務(wù)人員的工作量
• 報(bào)銷費(fèi)用的處理和支付更加快速
• 加強(qiáng)了對(duì)發(fā)票支付的財(cái)務(wù)管控
• 在沒(méi)有系統(tǒng)發(fā)生實(shí)質(zhì)改變的前提下完成了流程的靈活自動(dòng)化
• 提升了公司文化

評(píng)價(jià)：

“過(guò)去我們要花費(fèi)3到4周時(shí)間等待費(fèi)用請(qǐng)求的處理，現(xiàn)在一周內(nèi)就可收到付款。”Nando’s公司應(yīng)用程序經(jīng)理Juan Louw這樣評(píng)價(jià)道。

“公司在繼續(xù)成長(zhǎng)中，我們有能力處理每個(gè)月大量的發(fā)票和費(fèi)用請(qǐng)求。”